사회복지행정론_ 문서종류와 기안원칙

사회복지조직에서는 조직 내의 부서별, 계층 및 개인별로 발생되는 제반 문제와 조직 외에서 발생하는 문제에 대한 해결방안을 수립하고, 당면과제의 추진과 목표 달성을 위한 의사결정이나 현재의 상황에 대처하기 위해 필요한 지식과 인식, 판단, 결정, 대응 및 예측을 위한 정보가 필요하다.

문서는 문자 또는 이를 대신할 수 있는 부호를 사용하여 사람의 의사 또는 사물의 상태, 관계, 현상 등을 어떤 물체 위에 영속적인 상태로 표시한 것이다.

 

● 문서의 종류

1. 작성 주체(목적)에 의한 분류

가. 공문서 : 행정기관에서 공무상 작성하서나 시행하는 문화와 행정 기관이 접수한 모든 문서, 사문서이지만 행정기관에 접수된 문서는 공문서로서의 효력이 발생하며 자료는 행정기관 또는 사회복지시설이 생산 또는 취득하는 각종 기록물 중 기관 또는 시설에서 상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 도서, 사진, 디스크, 테이프, 도표, 필름, 슬라이드, 전자 문서 동의 특수 매체 기록에 포함

각종 신청서, 증명서, 진정서 등과 같이 행정 기관에 제출하여 접수가 된 것은 공문서로 취급한다.

나. 사문서 : 개인의 사적인 목적을 위해 작성된 문서로 권리, 의무 또는 사실 증명에 관한 문서 (추천장, 안내장, 소개장)

 

2. 유통 대상에 의한 분류

가 유통되지 않는 문서 : 내부적으로 계획 수립, 처리 방침 결정, 업무 보고, 소관 사항 검토 등을 하기 위하여 결재를 받는 문서 (협조 문서, 통보 문서, 품의 문서, 업무 보고서, 회의록, 기록서, 규정, 경영 자료 등)

나. 유통 대상 문서 : 해당 기관 또는 기업 내부에서 상호 협조나 보고 또는 통지를 위하여 수신·발신하는 대내 문서와 해당 기관 또는 기업 이외에 다른 기관이나 기업 등에 수신·발 신하는 대외 문서가 해당됨 (견적서, 왕복 문서 등)

3. 문서 형태에 의사 분류

가. 장표 : 일정한 양식에 필요한 사항을 쉽게 기입할 수 있도록 인쇄된 사무 문서 (전표, 장부, 표·그림)

나. 일반문서 : 장표처럼 양식이 일정하지 않은 사무 문서로, 일반적으로 비정형 업무에 이용되기 때문에 편지 형식으로 이루어짐 (사외 왕복 문서, 전보, 광고 문서 등)

다. 특수 문서 : 기업의 정관, 규칙, 회의록

 

4. 기업 문서의 기능에 의한 분류

가. 경영문서 : 감사(내부, 외부감사, 시설감사 등), 사업(경영 계획서, 예산편성 계획서 등), 설립(사업자 등록증, 법인설립 등기 등), 특허(발명특허, 상표 등록 등), 인사/평가(근로계약서, 인사평가서 등), 증명/확인(사원증, 재직 증명 등), 회의, 사규(복무, 이사규정 등)에 해당되는 문서

나. 계약문서 : 생산문서(생산계획서, 기술, 생산량 등), 영업문서(영업 계획서, 거래처 명부 등), 관리문서(세무신고서, 4대 보험 신고서, 회계장부, 품의서, 결의서 등 )

다. 일반문서 : 보고서(조사, 검수, 실적보고서 등), 제안서(상품개발 제안서, 아이디어 제안서 등), 기획서(사업, 생산, 홍보, 전시 기획서 등), 조사서(시장, 거래처, 마케팅조사서 등)

 

5. 처리 단계에 의한 분류

가.접수문서	나.배포문서	다.기안문서	라.합의문서	마.완결문서	바.시행문서
외부로 접수된 문서	접수문서를 문서과가 배포 절차에 의해 처리과로 배포하는 문서	결재권자의 결재를 얻기 위해 기안 서식에 따라 초안을 기재한 문서	기안 문서 내용과 관련된 타 부서의 협조를 얻기 위해 합의하는 문서	기안하고 결재하여 시행 목적에 따라 완결된 문서	시안 문서의 내용을 시행하기 위하여 작성된 문서

 

가.이첩문서	나.공람문서	다.보관문서	라.보존문서	마.폐기문서	바.마이크로 필름문서
배포 문서중 그 취지와 내용이 다른 기관의 문서를 그 기관에서 다시 알리기 위해 기안된 문서	배포 문서 중 별도의 처리 절차 없이 단순 상급자에게 보고하는 문서	일처리가 끝나 완결되어 보관하는 문서	자료로서 가치가 있어 일정 기간 보존을 하는 문서	자료 가치가 상실된 문서로 폐기 처분되는 문서	지면이 아닌 마이크로필름에 중요한 내용의 문서나 영구보존의 필요성이 있는 문서를 담아놓은 문서

 

1) 미처리 문서	2) 미완결 문서
접수 문서나 배포 문서로 어떠한 처리도 하지 않은 문서	기안 문서로 결재에 이르지 않았거나 결재를 받고도 시행되지 않은 문서

 

6. 문서의 성질에 의한 분류 (행정업무운영편람 2012:12)

가. 법규문서 : 주로 법규 사항을 규정하는 문서로서 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 규칙등에 관한 문서

나. 지시문서 : 훈련, 지시, 예규, 일일 명령 등 행정 기관이 그 하급 기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 해정기관이 그 하급기관 또는 소속 공무원에 대하여 지시하는 문서

다. 공고문서 : 고시, 공고 등 행정 기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서

라. 비치문서 : 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정 기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서

마. 민원문서 : 민원인이 행정 기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리 문서

바. 일반문서 : 위의 각 문서에 속하는 않는 모든 문서, 일반 문서 중 특수한 것으로서 회보와 보고서 등

 

[문서의 번호]

문서의 번호

 

● 기안원칙

기안이란 조직체의 의사를 결정하여 이를 문서로 구체화할 기초가 되는 문안을 작성하는 것을 말하며, 품의제도의 첫 출발 작업으로서 기안자로부터 최고책임자에 이르기까지 일련의 결재를 받기 위한 사무를 말한다.

 

1) 문서의 기안

가) 기안의 의미

ㅇ 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것

* 일반기안, 간이기안, 일괄기안, 공동기안, 수정기안, 서식기안

나) 기안자 자격: 사무를 분장 받은 공무원(영 제60조)

* 민사소송법 제356조(공무원이 직무상 작성)

다) 기안의 원칙: 전자문서 원칙, 특별한 경우 종이문서 기안

라) 기안문 형식

ㅇ 일반기안문 : 내부결재문서, 대내문서, 대외문서 등

ㅇ 간이기안문 : 내부결재문서에만 사용

ㅇ 서식기안문 : 개별법령에 따른 관계서식에 기입

마) 발의자 및 보고자 표시 * ’98. 7월, 정책실명제 실현 위해 도입

ㅇ 발의자‘★’, 보고자‘⊙’표시

(전자문서의 경우 결재권자 대면보고 아니면 보고자 표시 생략)

 

바) 기안문의 작성

ㅇ 작성 전 고려사항

- 기안의 목적·필요성 파악, 관련 자료 수집·분석

- 안건 관련 문제 파악, 관계규정 및 행정선례 숙지

- 복잡한 기안은 초안 작성, 논리 일관성, 누락사항 여부 검토

 

ㅇ 작성 시 유의사항

- 정확성: 6하 원칙, 오·탈자 및 계수 착오 없도록

- 용이성: 상대의 입장에서 이해하기 쉽게 작성

- 성실성: 적절한 경어 사용, 위압적 표현 삼가

(~ 할 것, ~ 하기 바람 ~ 하시기 바랍니다.)

[ 기안의 종류 ] ㅇ 일반기안: 일반기안문(규칙 별지 제1호서식) 작성 ㅇ 간이기안: 간이서식(규칙 별지 제1호의2 서식) 작성(내부결재용) ㅇ 일괄기안: 서로 관련성 있는 2개 이상 안건을 동시에 기안 * 각각의 기안문 작성, 다른 생산등록번호 사용, 같은 날짜로 시행 ㅇ 공동기안: 2개 이상의 행정기관 장의 결재 받아 공동명의로 시행 * 주관기관 자체 결재 마친 후, 관계기관 장의 결재 받음 ㅇ 수정기안: 수신한 종이문서에 직접 수정, 필요사항 추가로 기재 ㅇ 서식기안: 생산·접수등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식 작성 * 별도 기안문 작성 없이 간이결재인 표시, 결재로 기안 갈음

 

<참고> 일괄기안

가) 개념

▪ 일괄기안이라 함은 서로 관련성이 있는 2개 이상의 안건을 동시에 일괄하여 기안하는 것을 말한다(규칙 제5조제1항).

나) 작성 및 시행방법

(1) 일괄기안은 각각의 기안문에 작성한다. 이 경우 각각의 기안문에는 두문, 본문 및 결문의 구성요소가 모두 포함되어야 한다.

(2) 각각의 기안문에는 제1안·제2안·제3안·제4안 등의 용어를 쓰지 않는다.

※업무관리시스템 또는 전자문서시스템에서 한 번의 지정(확인)으로

각각의 기안문에 기안자·검토자·협조자·결재권자의 정보가 동시에 생성되도록 하여야 한다.

(3) 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 설정할 수 있다.

(4) 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록 번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 한다.

(5) 발송할 것을 전제로 하는 기안문이 제1안 내부결재의 내용과 동일한 경우에는 내부결재 안건을 별도로 작성할 필요 없이 생략할 수 있다.

(6) 대내외로 발송할 문서의 경우, 각각의 기안문에 발신명의를 모두 표시해야 한다. 기안문과 시행문이 통합된 서식을 사용하게 됨에 따라 발신명의를 생략하게 되면, 발신명의 없이 그대로 시행되어 형식상 흠이 있는 공문서가 되기 때문이다.

 

2) 검토 및 협조

가) 검토: 기안한 내용을 분석·점검하여 동의여부를 결정하는 것

ㅇ 기안자는 기안 형식·내용 확인 후 보조·보좌기관 검토 거침

ㅇ 검토자는 문서 수정이나 반려(중단·재검토) 가능, 다른 의견 기재

ㅇ 검토자가 출장 등 사유로 검토 받을 수 없는 경우

검토자 서명란 사유 명시(전자결재 경로 지정), 검토 생략

나) 협조: 기안관련 부서, 기관의 합의

ㅇ 다른 보조·보좌기관, 행정기관과 업무 관련되면 협조 받음

ㅇ 협조자는 반려나 기안문 수정 없이 의견제시만 가능

ㅇ 기안자  기안부서 총괄  협조부서 과장  기안부서 과장

기안자  기안부서 총괄 기안부서 과장  협조 과장  국장결재

3) 결 재

가) 결재의 의미

ㅇ 당해 사안에 대한 행정기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는행위

* 전결 : 행정기관의 장으로부터 사무내용에 따라 결재권을 위임 받은자가 행하는 결재(위임전결사항, 훈령·지자체 규칙으로 정함)

* 대결 : 결재권자가 휴가·출장 기타 사유로 결재할 수 없을 때 그 직무대리자가 행하는 결재(직무대리규정/권한대행및직무대행규칙)

나) 결재의 효과

ㅇ 결재가 있음으로써 문서 성립

* 결재는 문서가 성립하기 위한 최종적·절대적 요건

다) 결재의 표시

ㅇ 직위란에 결재자의 직위를 온전하게 표시, 서명란에 서명

* 기관장, 부기관장의 직위는 간략히 표시(장관, 차관, 군수, 부군수)

 

 

[참고문헌]

김남주(2018), 행정업무운영 실무, 행정안전부 정보공개정책과